Rendez-vous décalés, dossiers qui voyagent, annexes qui s’empilent… Pendant longtemps, l’office notarial a été associé au papier. Or, depuis 15 ans, le virage numérique est bel et bien engagé : actes authentiques électroniques, télétransmissions foncières, visio pour certaines démarches, coffre-fort numérique… La digitalisation des offices notariaux ne signifie pas moins d’humain. Elle promet au contraire des parcours plus clairs, plus rapides et mieux sécurisés, tout en renforçant la force probante des actes. En France, l’acte authentique sur support électronique (AAE) est déployé depuis 2008 et représente aujourd’hui la très grande majorité des signatures, avec plus de 35 millions d’actes versés au Minutier central électronique (MICEN).
Ce que change l’acte authentique électronique pour vous
Juridiquement, l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit papier, dès lors que l’on peut identifier l’auteur et garantir l’intégrité du document (Code civil, article 1366). La signature électronique doit en outre reposer sur un procédé fiable. En pratique, la fiabilité est présumée lorsque la signature est créée et conservée dans des conditions fixées par décret (C. civ., art. 1367). Autrement dit : un acte authentique électronique correctement signé et conservé vaut autant qu’un acte papier.
Côté métier, le notariat s’est doté d’un écosystème robuste : clé Réal pour la signature qualifiée, MICEN pour la conservation des minutes électroniques, et outils interopérables pour intégrer annexes et vérifications. Le Conseil supérieur du notariat rappelle que l’AAE est qualifié au sens du règlement eIDAS et que l’immense majorité des actes est désormais signée électroniquement.
Télé@ctes, MICEN, comparution à distance : ce qui est possible et ce qui ne l’est pas
Pour les actes immobiliers, la chaîne est dématérialisée jusqu’au service de la publicité foncière grâce à Télé@ctes, ce qui accélère et fiabilise la publication des droits.
Et la visioconférence ? Depuis la crise sanitaire, le cadre a été précisé. La procuration authentique à distance est pérennisée par le décret du 20 novembre 2020 : elle permet de recueillir le consentement à distance dans des conditions strictes (identification, sécurité, traçabilité). En revanche, hors ce cas, la signature à distance d’un acte authentique complet n’a pas été généralisée.
Sécurité et conformité : l’exigence n’est pas optionnelle
La transformation numérique impose de monter le niveau de protection. L’ANSSI recommande 42 mesures d’hygiène informatique (gestion des accès, mises à jour, sauvegardes, chiffrement, sensibilisation). Pour les signatures, son guide rappelle la distinction entre signature simple, avancée et qualifiée, la dernière offrant le niveau maximal de confiance.
Côté RGPD, l’office notarial doit :
- documenter ses traitements (registre, durées de conservation),
- sécuriser l’accès aux dossiers,
- encadrer la sous-traitance logicielle,
- et informer clairement les clients.
L’Europe accélère : eIDAS 2 et le portefeuille d’identité numérique
L’Union européenne a adopté eIDAS 2 (Règlement UE 2024/1183), qui renforce le cadre des services de confiance et introduit le portefeuille d’identité numérique européen. Objectif : permettre à chaque citoyen et entreprise d’utiliser, dans toute l’UE, une identité et des attestations d’attributs fiables pour prouver, partager ou signer en ligne. À terme, c’est un atout supplémentaire pour sécuriser l’identification et fluidifier certains parcours notariaux.
Concrètement, qu’est-ce que vous y gagnez ?
- Moins d’allers-retours et des délais raccourcis : l’AAE et Télé@ctes limitent la circulation physique des dossiers, accélèrent la publication foncière et simplifient les remises de copies exécutoires.
- Plus de lisibilité : l’acte électronique intègre des annexes structurées, des horodatages, des scellés techniques ; la traçabilité est renforcée.
- Une protection juridique intacte : la valeur probante est garantie par le Code civil et par le niveau qualifié de la signature notariée.
Cas d’usage : immobilier, famille, entreprise
En immobilier, le parcours d’acquisition se prête particulièrement au numérique : annexes préparées en ligne, signature de l’acte authentique électronique (AAE), puis télé publication.
En matière familiale, donations, successions et organisation patrimoniale bénéficient d’un circuit documentaire plus rapide et plus lisible.
Côté entreprises, constitutions, cessions de titres ou création de holding s’appuient désormais sur des dossiers nativement électroniques et des échanges sécurisés.
La transition engagée renforce la sécurité juridique sans sacrifier l’écoute, la pédagogie ni la proximité. Chez l’office de Maître Quentin FOUREZ, nous faisons de ce numérique un levier de clarté et de confiance : des échanges plus simples, des délais mieux maîtrisés, des signatures sûres, et toujours un accompagnement humain.
