L’assemblée générale de copropriété (AG) est un moment de démocratie participative, dont le déroulement est encadré par la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 et son décret d’application n° 67-223 du 17 mars 1967. Cette assemblée permet de prendre des décisions importantes concernant la gestion de l’immeuble (entretien des parties communes, budget, travaux à venir…). Voici les étapes essentielles du processus qu’il faut connaître pour mieux appréhender cet événement incontournable dans la gestion collective d’une copropriété.
La convocation à l’assemblée générale de copropriété
Le syndic de copropriété, professionnel ou bénévole, doit convoquer une assemblée générale (AG) qui réunit tous les copropriétaires, au moins une fois par an. Sauf cas d’urgence, chaque copropriétaire reçoit une convocation au minimum 21 jours avant la date retenue pour la tenue de l’AG.
Toutefois, le règlement de copropriété peut mentionner un délai plus long. Ce document est généralement adressé par lettre recommandée avec avis de réception (LRAR) ou par lettre recommandée électronique (LRE) sous réserve de l’accord écrit du copropriétaire. Elle peut également être remise en mains propres contre récépissé ou émargement.
La convocation doit contenir des informations essentielles telles que :
- la date, l’heure et le lieu de la réunion ;
- l’ordre du jour, élaboré en concertation avec le conseil syndical, qui liste les sujets qui seront abordés et soumis au vote ;
- l’ensemble des documents qui permettront aux copropriétaires d’avoir une compréhension étayée des questions évoquées (devis, rapports…) ;
- un formulaire de vote par correspondance établi conformément au modèle fixé par l’arrêté du 2 juillet 2020.
Bon à savoir : il est possible d’aborder un sujet qui n’était pas inscrit à l’ordre du jour, mais il ne pourra pas donner lieu à un vote.
Le déroulement de l’assemblée générale
L’ouverture de la séance
L’ouverture de la séance est généralement effectuée par le syndic ou, en son absence, par un représentant désigné par les copropriétaires. Elle débute par l’élection d’un président de séance parmi les participants, d’un secrétaire et éventuellement d’un ou plusieurs scrutateurs qui assureront la régularité des votes.
La signature de la feuille de présence
La feuille de présence, établie par le syndic, comporte :
- le nom des copropriétaires présents physiquement à l’AG, de ceux qui ont voté par correspondance et de ceux qui sont représentés ;
- l’adresse de leur domicile ;
- les tantièmes de chaque copropriétaire.
Ce document doit être signé par tous les copropriétaires présents physiquement dès le début de l’AG et vérifié par le président de séance élu par l’AG. Cette phase est cruciale, car permet de calculer le quorum, c’est-à-dire le nombre minimal de voix nécessaires pour valider certaines décisions. La feuille de présence sera annexée au procès-verbal.
Les copropriétaires qui ont participé à l’AG par visio/audioconférence ou par tout autre moyen électronique de communication, selon des modalités fixées dans le décret du n° 2019-650 du 27 juin 2019, ne sont pas tenus d’émarger la feuille de présence qui est certifiée exacte par le président de l’AG.
Bon à savoir : le défaut d’établissement de la feuille de présence entraîne la nullité de l’AG.
L’examen des résolutions et le vote
Une fois les formalités de début de séance accomplies, l’assemblée entre dans le vif du sujet avec l’examen des résolutions inscrites à l’ordre du jour. Chaque résolution est discutée, puis mise aux voix.
Chaque copropriétaire dispose d’un nombre de voix qui correspond à sa quote-part de parties communes. Les participants à l’AG peuvent voter à main levée ou par bulletin nominatif. En revanche, le vote par bulletin anonyme est interdit, il entacherait de nullité les décisions qui en découleraient.
En fonction de leur nature et de leur importance, selon la loi de 1965, les décisions prises en assemblée générale ne nécessitent pas toutes la même majorité.
- La majorité simple des voix (article 24) est calculée sans prendre en compte les abstentionnistes ; ainsi, les décisions qui ont recueilli une majorité de votes « pour » sont adoptées.
- La majorité absolue (article 25) correspond à la majorité des voix des copropriétaires, qu’ils soient présents, représentés ou absents.
- La double majorité (article 26) correspond à la majorité des copropriétaires (présents, représentés et absents) représentant au minimum les deux tiers des voix.
- L’unanimité des voix de tous les copropriétaires.
Le procès-verbal de l’assemblée générale
À la fin de la réunion, un procès-verbal est rédigé par le secrétaire de séance ou le syndic. Ce document est essentiel, car il consigne les débats, les résolutions présentées et les résultats des votes.
Il doit être envoyé à tous les copropriétaires, qu’ils aient été présents ou absents, dans un délai maximum d’un mois après la tenue de l’AG. La notification sera faite par LRAR ou LRE aux copropriétaires qui étaient opposants ou défaillants et par envoi simple aux autres.
La contestation d’une décision de l’assemblée générale de copropriété
Tout copropriétaire défaillant ou opposant peut contester une décision prise lors d’un vote en assemblée générale, et ce dans un délai de 2 mois à compter de la notification.
Il doit alors faire un recours auprès du tribunal judiciaire du lieu où est situé l’immeuble. Cette action nécessite de prendre un avocat.
Si le tribunal juge que la réclamation est justifiée, il annule la décision irrégulière et peut accorder des dommages et intérêts. En revanche, dans le cas contraire, le copropriétaire peut être condamné à verser des dommages et intérêts pour recours abusif.
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