En tant que copropriétaire ou futur acquéreur d’un bien immobilier en copropriété, il est important de connaître et de consulter les six documents qui concernent le fonctionnement de la copropriété, ainsi que vos droits et devoirs. Cela vous permet d’éviter tout malentendu ou litige.
1. Le règlement de copropriété
Ce document doit vous être remis lors de l’achat du bien en copropriété. C’est sans doute le plus important, car il établit les règles de vie dans la copropriété, à savoir les conditions d’utilisation des parties communes, mais aussi des parties privatives en fixant certaines limitations et quelques interdits. Sa lecture attentive vous informe ainsi sur l’ensemble de vos droits et devoirs.
Il vous permet également de prendre connaissance de la répartition des charges entre les copropriétaires et la méthode de calcul pour déterminer les quotes-parts de chacun.
2. Le carnet d’entretien
C’est le syndic de copropriété qui établit, tient et met à jour ce carnet qui peut être consulté par chaque copropriétaire.
Il comporte :
- la liste des travaux importants comme le ravalement de la façade, la réfection de la toiture, le remplacement de l’ascenseur… et les coordonnées des entreprises qui les ont réalisés ;
- les références des contrats d’assurance dommages ouvrages, des contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs, ainsi que leur date d’échéance.
De plus, si un diagnostic technique global (DTG) a été effectué, la liste des travaux qui sont prescrits en vue de la conservation de l’immeuble. Les équipements ou les zones du bâtiment concernées doivent être précisés.
Enfin, dans le cas d’une copropriété datant de plus de 15 ans, le carnet d’entretien doit mentionner le plan pluriannuel de travaux, ainsi que son échéancier. Ce plan doit être remis à jour tous les 10 ans.
3. La fiche synthétique de la copropriété
Ce document obligatoire apporte des informations sur le fonctionnement de la copropriété et l’état de l’immeuble. C’est le syndic de copropriété qui est chargé de l’élaborer et de le mettre à jour chaque année, dans les deux mois qui suivent la notification du procès-verbal de l’assemblée générale durant laquelle les comptes de l’exercice comptable ont été approuvés.
Les éléments qui doivent y figurer sont :
- les coordonnées du syndicat de copropriétaires ;
- l’adresse de la copropriété et son numéro d’immatriculation ;
- la date d’établissement du règlement de copropriété ;
- les coordonnées du représentant légal de la copropriété et le cadre de son intervention (mandat de syndic de copropriété ou mission de l’administrateur ad hoc) ;
- le nombre total de lots de copropriété ;
- le mode de chauffage et le type d’énergie utilisée en cas de chauffage collectif ;
- le nombre d’ascenseurs.
Cette fiche doit aussi vous renseigner sur les caractéristiques financières de la copropriété :
- si l’exercice comptable est clos, certains éléments doivent obligatoirement figurer, notamment le montant des charges pour les opérations courantes et exceptionnelles, le montant des dettes de fournisseurs, le montant des impayés et le nombre de copropriétaires dont le compte fait apparaître une dette dépassant 300 € ;
- si les comptes ne sont pas encore approuvés par l’assemblée générale, ce qui est le cas lors du 1er exercice, seules les dates de début et de fin de l’exercice comptable doivent être mentionnées.
4. Les procès-verbaux d’assemblée générale
Les assemblées générales de copropriétaires sont des moments clés pendant lesquels sont prises les décisions concernant la gestion de l’immeuble. Les procès-verbaux récapitulent ces décisions, notamment celles relatives aux travaux, au budget ou aux modifications du règlement de copropriété.
Ils permettent de comprendre les décisions passées, les travaux prévus ou réalisés, ainsi que l’état de la trésorerie de la copropriété.
C’est un document à ne pas négliger, particulièrement si vous souhaitez acheter un lot en copropriété, car il vous renseigne sur d’éventuels litiges ou des dépenses futures.
5. Le diagnostic technique global (DTG)
Les conclusions de ce diagnostic doivent être présentées lors de la première assemblée générale des copropriétaires qui suit sa réalisation et à tout futur propriétaire d’un lot de copropriété.
Ce diagnostic peut être effectué si l’assemblée générale des copropriétaires le décide à la majorité simple. Dans ce cas, le syndicat de copropriétaires n’est pas tenu de mettre en place un plan pluriannuel de travaux (PPT), mais uniquement si le DTG conclut qu’il n’y a pas de travaux à réaliser au cours des 10 années suivant son élaboration.
En revanche, il est obligatoire dans deux cas :
- lors de la mise en copropriété d’un immeuble qui a plus de 10 ans ;
- si l’immeuble présente des désordres importants qui peuvent le rendre insalubre ou s’il est considéré en péril.
6. Le diagnostic de performance énergétique collectif (DPE collectif)
Ce document a pour objectif d’estimer la consommation d’énergie et les taux d’émission de gaz à effet de serre d’un immeuble collectif.
Actuellement, il est obligatoire pour les copropriétés de plus de 200 lots et dont le permis de construire a été déposé avant le 1er janvier 2013. À compter du 1er janvier 2025, il le sera pour celles comportant entre 50 et 200 lots, puis, dès le 1er janvier 2026, pour celles qui comptent 50 lots au maximum.
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